Кадровый учёт: какие документы обязательны и где бизнес чаще всего ошибается

Кадровым учётом многие компании занимаются по остаточному принципу: договор подписали, зарплату платим — и ладно. Проблемы всплывают позже — при проверке трудовой инспекции, споре с бывшим сотрудником или увольнении, которое оформили «как получилось». Разберём, что должно быть в порядке и где чаще всего ошибаются.

Какие документы обязательны

Конкретный набор зависит от размера компании и характера работы, но базовый комплект нужен практически всем:

• трудовой договор с каждым сотрудником — с должностью, обязанностями, условиями оплаты и режимом работы;
• приказы о приёме, переводе, отпуске и увольнении;
• правила внутреннего трудового распорядка и должностные инструкции;
• табель учёта рабочего времени — основа для расчёта зарплаты;
• график отпусков и документы по отпускам;
• сведения о трудовой деятельности сотрудников, которые вносятся в государственную электронную систему учёта.

Требования к документам задаёт Трудовой кодекс и связанные с ним акты, и они меняются, поэтому формы и сроки для вашего случая лучше сверить с кадровым специалистом.

Где чаще всего ошибаются

• человек работает «на испытательном сроке» без трудового договора — по факту это трудовые отношения со всеми обязанностями работодателя;
• вместо трудового договора оформляют договор подряда, хотя сотрудник работает по графику и подчиняется руководителю;
• сотрудников не знакомят с приказами и инструкциями под подпись — и в споре компании нечем подтвердить свою позицию;
• табель не совпадает с начисленной зарплатой и фактическими отпусками;
• неиспользованные отпуска копятся годами, а при увольнении их забывают компенсировать;
• увольнение оформляют задним числом или без окончательного расчёта в день увольнения.

Чем это грозит

Ошибки в кадрах редко видны сразу, но обходятся дорого: штрафы по итогам проверки, восстановление уволенного сотрудника на работе с выплатой за вынужденный прогул, доначисление зарплатных налогов. А главное — в любом споре суд будет смотреть на документы, и если их нет, позиция работодателя слабеет.

Как навести порядок

• проведите ревизию: у каждого ли сотрудника есть договор и все приказы;
• сверьте табель, зарплату и остатки отпусков;
• приведите шаблоны документов к актуальным требованиям и используйте их всегда;
• назначьте ответственного — штатного кадровика или внешнюю команду, которая ведёт делопроизводство регулярно, а не «перед проверкой».